5 niezbędnych elementów konferencji firmowej

Konferencję firmową, w Warszawie lub w innym miejscu, najczęściej organizuje się w wynajętym centrum konferencyjnym, hotelu, czasem obiekcie należącym do szkoły wyższej. Wybór lokalizacji okazuje się jednak najmniejszym problemem. Na jakie kluczowe pięć elementów organizacji konferencji firmowej trzeba zwrócić uwagę?

Żadna konferencja nie prawa bytu bez ustalenia przewodniej tematyki. Temat konferencji jest niczym wierzchołek góry lodowej – paradoksalnie jego wybór jest najłatwiejszy w porównaniu do następnych elementów organizacyjnych, jednak to właśnie on jest najbardziej widoczny. Wybierając przewodnią tematykę, należy wziąć pod uwagę przede wszystkim dwie pożądane cechy:

  1. temat powinien klarownie wskazywać na realny przedmiot dyskusji i obrazować cel spotkania,
  2. powinien być atrakcyjny marketingowo, łatwy do zapamiętania i nie powinien mieć konotacji, związanych z zupełnie innymi zagadnieniami.

Przykładowo, temat „Silniejsi w zespole” spełnia obydwie powyższe cechy. Może to być lepszy temat, niż np. „Organizacja pracy zespołowej w warunkach korporacyjnych na średnim szczeblu pracowników etatowych”.

Bez względu na to, gdzie planuje się organizację konferencji firmowej, w Warszawie, Gdańsku, Poznaniu czy w innymi miejscu, każde większe wydarzenie musi posiadać zespół organizacyjny. Podział ról jest kluczowy dla zabezpieczenia się przed ewentualnym chaosem. W przypadku dużych eventów powszechnie zaleca się stworzenie oddzielnych zespołów do: planowania, administracji oraz do marketingu i sponsoringu. Zbawienną rolę dla organizacji konferencji może przynieść zaangażowanie wolontariuszy.

Organizacja konferencji firmowej krok po kroku – budżet, miejsce i harmonogram

Oszacowanie posiadanego budżetu oraz celów wydatkowych powinno towarzyszyć już samemu początkowi organizowania konferencji. W biznesplanie należy uwzględnić takie koszta, jak np.: najem miejsca, zapewnienie zakwaterowania, transport i logistyka, catering, opłata konferansjerska, gaża zespołu organizacyjnego, działania marketingowe, imprezy towarzyszące i integracyjne (np. wieczorny wystawny bankiet).

Idąc dalej, należy wybrać miejsca dla konferencji. Warto pamiętać głównie o zgodności pomiędzy charakterem konferencji a docelowym miejscem jej odbywania się. Konferencja naukowo-biznesowa powinna być bardziej oficjalna, niż coachingowe spotkanie organizowane dla pracowników firmy. Wybierać można spośród licznych centrów konferencyjnych, obiektów uniwersyteckich, hoteli i nie tylko.

W tym miejscu często zwraca się uwagę na kwestie takie, jak np. catering. To ważny aspekt organizacji, ale wbrew pozorom piątym kluczowym elementem jest stworzenie harmonogramu wystąpień. Kolejność i skład prelegentów musi być ułożony w zgodzie z ich szeroko rozumianym prestiżem – np. stanowiskiem pracy czy tytułem naukowym. Odpowiednie ułożenie harmonogramu zabezpieczy przed niepożądanymi incydentami.
Opracowanie tematu, stworzenie zespołu, budżetu i biznesplanu, wybór miejsca oraz zaprojektowanie harmonogramu to czołowe elementy organizacji konferencji firmowej. Czynności te nie należą jednak do łatwych zadań i zabierają wiele cennego czasu. Z tego powodu warto czasem rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnej agencji eventowej, mającej doświadczenie w podobnych realizacjach.